Тайм-менеджмент, возможно ли управлять временем?
Добрый день, дорогие читатели! Дружите ли вы со временем? Чувствуете ли его?
Я очень люблю тему Управление временем, т.к это моя "зона роста". Я не могу назвать себя неорганизованным человеком: я практически всегда успеваю выполнить запланированные рабочие задачи, ощущаю временные рамки и почти не задерживаюсь на работе. И все было бы чудесно, за исключением одного НО: все это касается лишь рабочего времени, личное время от меня ускользает, буд-то его и не было вообще. С целью изменения ситуации, я пошла на тренинг по тайм-менеджменту. И неожиданно для себя, я нашла ответ на свой вопрос"почему так происходит?". Сегодня я хочу поделиться с вами знаниями, которые помогут вам решить ситуацию с "потерей времени"
Для того,что бы успевать все,что запланировано, нужно использовать практические методики:
- Расстановка приоритетов
Существует так называемая матрица Эйзенхауэра, благодаря которой все свои задачи легко можно разделить на четыре категории:
А- срочные и важные дела. За них нужно браться немедленно
В- не срочные, но важные дела. Они могут подождать, их можно назвать планированием проектов (вы знаете когда их нужно сделать и заранее планируете для них время)
С-срочные, но не важные. Здесь имеются в виду задачи, которые вам нужно решить сейчас, но по сути для вас,как для участника,они не важны. Например, коллега просит вас ему срочно помочь, т.к через 30 минут ему выступать на собрании с докладом- эта задача срочная (есть четкое время), но для вас она не важна (ваша результативность не изменится от того поможете вы коллеге или нет)
D- не важные и не срочные дела. Их еще можно назвать "посторонний шум". Задачи,которые скорее вас отвлекают, чем приносят полезность
Раскидайте все задачи на эти четыре критерия, и выполняйте в зависимости от важности.
- Фотография рабочего дня
Если ваша проблема в том, что вы целый день в "движухе", много выполняете задач, много делаете, а на выходе вы понимаете,что не успели и половину того,что нужно было- этот метод точно для вас!
Сделайте себе таблицу в которой укажите столбцы:
Задача,
Сколько минут или часов требуется для ее решения,
Важность (от 1 до 10, где 10-максимальная важность)
Срочность (от 1 до 10, где 10-максимальная срочность)
Весь день записывайте все, что с вами произошло (начиная от "попил чайку" и "отошел покурить")
Вечером считайте и анализируйте, куда вы потратили время
- Планирование дня
Заведите себе привычку планировать день. Сделать это можно традиционными методами (ежедневник, блокнот, планер) или современными (календарь в Outlook, приложения в смартфоне и т.д). Обязательно закладывайте между важными задачами "временную подушку" 20-30 минут, это даст вам преимущества на случай форс-мажора.
- Повышение своей результативности
Здесь тоже есть несколько хитростей. Например, есть люди, которые лучше и продуктивнее работают в режиме "сроки горят". Правда часто эти самые сроки они в итоге оттягивают, что плохо сказывается на работе. Специально для таких людей есть действенный лайфхак. Создайте себе искусственный дедлайн на час или два раньше положенного. Чтобы это работало, ставить нужно дедлайн на каждую задачу, иначе вы рискуете запутаться во временных рамках
Отличный вариант повышения результативности: переключение или небольшой отдых. Например, вы делаете отчет, после которого вам нужно сделать планирование на следующий год. Для того чтобы вам переключиться, сделайте себе 5 минутную паузу после отчета, это даст возможность мозгу перестроится , и сделаете вы его быстрее.
Еще один отличный способ чередование задач. Сначала делаете ту, которая вам не нравится или вызывает затруднение, а потом делаете любимую задачу. Доказанный факт, что если человек знает о "вкусняшке в конце", то все,что ведет к ней, проходит быстрее и "менее болезненно".
- Поглотители времени
Поглотители времени- это факторы, которые приводят в нецелевому использованию времени. Целевое использование времени- это время, потраченное вами на достижение поставленных целей.
У каждого поглотители времени свои, это и соц.сети, и игры, и стояние в пробках (дальше каждый сам добавит этот список). Важно понимать,что время ресурс ограниченный и невосполняемый, поэтому совсем уж в пустую его лучше не тратить. Конечно, все мы люди и хотим иногда посидеть в инстаграмме и посмотреть что происходит у наших друзей. В этом нет ничего страшного, кроме того, что заходя туда, мы пропадаем на несколько часов, совершенно забывая, о том, что жизнь наша не резиновая и у каждого из нас есть свое время, которое нужно использовать на важные и полезные дела, ведь мы не знаем когда оно может закончиться.
