ДП 37. О важности управленческого учёта и что значит экономить в бизнесе.

С 2006 по 2013 год мы работали в сфере финансового консалтинга. Привлекали деньги для малого и среднего бизнеса. Сотрудничество мы всегда начинали с проверки деловой репутации и фин анализа. О том, как пользоваться открытыми и закрытыми источниками для проверки деловой репутации я расскажу отдельно. Сегодня хочу рассказать о том как обобщено выглядит бизнес у начинающих предпринимателей, о том почему важно правильно выстроить управленческий учет и какой смысл мы вкладываем в слово экономия.

Если обобщено описать состояние учета в микробизнесе, его можно свести к следующей метафоре-анекдоту.
Заяц занялся бизнесом. Повесил объявление, что каждому, кто заплатит ему 1 рубль, он тот час выдаст 2 рубля сдачи. Звери не доверяют, ищут подвоха, но любопытство побеждает. Сначала свои кровные понесли зайцы. И действительно, на каждый рубль тот час получали два рубля сдачи. Глядя на это пошли звери покрупнее, затем еще крупнее, а под конец и сам медведь пришел. Только лиса сидит в сторонке, наблюдает, не спешит расстаться со своими кровными. Думает, считает, финансовые модели строит, а понять не может, в чем выгода? Только когда звери из соседних лесов стали приносить свои деньги лиса не вытерпела и спрашивает у зайца:

Слышишь, Косой, я и математические модели строила, и так и сяк проверяла, но так и не поняла: как можно с каждого рубля давать 2 рубля сдачи и зарабатывать при этом?
Заяц отвечает:
Слышь, Рыжая, я и сам пока не понял, но выручка прёт!

Действительно, большинство предпринимателей работает себе в убыток. Но не всегда осознаёт это и уже тем более не может понять в чём они делают ошибку. Когда совсем поджимает - начинают экономить, режут статьи затрат, а становится еще хуже. Мы и сами наступили на эти грабли когда перешли в сферу общепита и запустили Green Plate. Выручка пёрла, чистую прибыль выделяли, но куда она уходит понять не могли. Начинали экономить, находили лучшие цены на сырье, снижали прочие постоянные и переменные издержки, норма чистой прибыли увеличивалась на бумаге, но в карманах монет больше не становилось. Мой партнёр Мария, фин разведчик по натуре, глубоко озадачилась данным вопросом, собрала все цифры и ушла медитировать в горы. Благо, на тот момент у нас уже был превосходно выстроенный бухгалтерский и управленческий учёт, а это значит что на любой вопрос можно получить ответ в виде цифр, проанализировать их и сделать вывод. По результатам расследования выяснилось, что повара у нас работали не по технологии и у нас были излишние сырьевые остатки на складах. С тех пор мы для себя существенно пересмотрели значение слова "экономия". Для кого-то слово экономия означает купить дешевле или отказаться от чего-либо, в том числе необходимого.

Для нас слово экономия это:

работа сотрудников строго по технологическим и калькуляционным картам;
получать изо дня в день достоверные данные от сотрудников об остатках сырья на точках;
своевременная и точная поставка сырья поставщиками;
грамотное управление денежным потоком.

Экономить не значит отказываться от новой формы для сотрудников, качественной канцелярии для бухгалтерии, нового программного обеспечения для бизнеса и прочих необходимых вещей. Экономить в бизнесе значит исповедовать концепцию «точно во время». А это значит регулярно, правильно и вовремя получать от сотрудников информацию о товарных остатках, а от поставщиков - точных и своевременных отгрузок. Тогда на складах не будет перетарки и каждый рубль будет работать на извлечение прибыли, а не лежать мертвым грузом на складе.

Необходимо отметить, что в бизнесе невозможно принимать объективные решения без цифр. Наш опыт финансового консалтинга в сфере малого и среднего бизнеса, говорит о том, что подавляющее количество предпринимателей принимают решения полагаясь не на цифры, а на чуйку. А она очень часто подводит. Для того чтобы эффективно экономить, нужно уметь правильно выстроить учет и уметь видеть за цифрами в финансовой документации реальную картину. Например когда мы изучаем цифры по остаткам сырья на точках, мы видим не просто килограммы, штуки и литры. Мы буквально представляем себе сколько места данное сырье занимает на складе, сколько продукции из этих остатков можно произвести и на сколько дней нам хватит запасов. Способность «видения» помогает нам избегать перетарки лишним сырьем.

Начинающий предприниматель должен приложить все усилия, чтобы во-первых выстроить эффективный управленческий учет, а во-вторых научиться видеть за цифрами реальное положение дел.
Вообще, для микробизнеса правило: «Каждый рубль должен зарабатывать», должен стать основным. Раньше у нас была высокая сырьевая себестоимость на уровне 42%. Причина проста - повара не контролировали расход сырья и не отслеживали реальные товарные остатки на складах. Сейчас мы разработали систему мотивации, по которой заработок повара находится в прямой зависимости от перетарки точки сырьем и от того, на сколько эффективно он этим сырьем пользуется в своей работе. По итогам ноября 2016 года мы умещаемся в фудкост в 35%, планируем снизить до 26-30% и наш управленческий учет показывает нам, что это достижимые цели.

Резюме:

Начинающий предприниматель = заяц-бизнесмен, который на каждый заплаченный рубль, даёт два рубля сдачи;
Грамотно выстроенный управленческий учет позволяет принимать решения полагаясь на цифры, а не на чуйку и кофейную гущу;
Экономить, значит исповедовать концепцию "точно-вовремя", добиваться работы по технологии, получать актуальные и точные данные о товарных остатках, заставлять каждый рубль зарабатывать.

Оригинал статьи: http://hilazhev.livejournal.com/16486.html